Kassenführung und Kassenprüfung

Hat der Beitrag gefallen?

Grundsätzlich sind alle Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Für die Ordnungsmäßigkeit reicht es jedoch aus, wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet wird. Diese muss allerdings durch den Registrierkassenstreifen, Tagesendsummenbon oder Kassenzettel nachgewiesen werden.

EC-Kartenumsätze gehören nicht in die Barkasse

Die Finanzverwaltung vertritt die Meinung, dass EC-Kartenumsätze nicht in der Barkasse aufgezeichnet werden dürfen. Dies ist bislang allerdings gängige Praxis. Die Gesamttageseinnahmen werden als Einnahme im Kassenbuch erfasst und die darin enthaltenen EC-Kartenumsätze werden als Ausgaben wieder aus der Kasse ausgebucht. Das BMF sieht in dieser Vorgehensweise einen formellen Mangel in der Kassenführung. Dieser Mangel soll bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel in Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung im Sinne des § 158 AO regelmäßig außer Acht bleiben. Hierzu muss allerdings gewährleistet sein, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert ist und die Nachprüfbarkeit des Kassenbestandes jederzeit besteht. Hier ist eine praxistaugliche Lösung zur Erfassung der bargeldlosen Umsätze erforderlich.

Was ist mit Kassensturzfähigkeit gemeint?

Der im Kassenbuch ausgewiesene Sollbestand muss mit dem Istbestand in der Kasse übereinstimmen (sog. Kassensturzfähigkeit). Die Kassensturzfähigkeit muss fortlaufend gewährleistet sein. Dazu ist es erforderlich, dass in regelmäßigen Zeitabständen der Kassenbestand gezählt und aufgezeichnet wird (Zählprotokoll). Sollten dabei Kassendifferenzen festgestellt werden, müssen diese gesondert ausgewiesen und verbucht werden.

Im Kassenbuch dürfen auf keinen Fall Überschreibungen, Radierungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen vorkommen. Diese führen regelmäßig zur Verwerfung der Kassenführung.

Aufzeichnungen der Registrier- oder PC-Kasse

Eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse ist nur dann ordnungsgemäß, wenn das System alle einzelnen Geschäftsvorfälle, einschließlich evtl. vorgenommener Stornierungen, dokumentiert (FG Niedersachsen, 02.09.2004 – 10 V 52/04). Die Registrierkasse und die dazugehörigen Auswertungen sind Teil der Buchhaltungsunterlagen. Die Unternehmer haben sicherzustellen, dass der Außenprüfer im Rahmen seiner Prüfungstätigkeit darauf zurückgreifen kann. Der Kassenspeicher wird mit dem Ausdruck des Tagesendsummenbons (sog. Z-Bon) auf 0 zurückgesetzt. Es ist zum Nachweis der Vollständigkeit sicherzustellen, dass alle Z-Bon-Ausdrucke lückenlos für alle Geschäftstage archiviert werden.

Ab dem 01.01.2018  besteht die Möglichkeit der Kassennachschau

Das Finanzamt hat ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit, während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassennachschau durchzuführen, § 146b Abs. 1 AO. Diese erfolgt ohne vorherige Ankündigung, anders als bei einer Betriebsprüfung. Die Kassennachschau dient zur zeitnahen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen. Sie ist auch bei einer offenen Ladenkasse zulässig. Die mit der Prüfung betrauten Finanzbeamten können auch anonyme Beobachtungen der Kassen und ihrer Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen vornehmen. Auch Testkäufe sind zulässig.

Der Unternehmer hat besondere Auskunfts- und Vorlagepflichten bei der Kassennachschau zu erfüllen, § 146a Abs. 2 AO. Dem Prüfer ist Einsicht in die Kassenaufzeichnungen und Bücher sowie in die für die Kassenführung notwendigen Organisationsunterlagen (u. a. Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse, Protokolle über Einsatzzeitraum und -ort der Kasse) zu gewähren.

Wenn das Finanzamt bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten feststellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung eine Betriebsprüfung erfolgen, § 146a Abs. 3 AO.

Ab dem Jahr 2020 dürfen auch die elektronischen Aufzeichnungssysteme Bestandteil der Kassennachschau sein.

The following two tabs change content below.
Rechtsanwalt und Fachanwalt: Arconada
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Dipl.-Jur. D. Arconada, LL.M. ist als Experte auf dem Gebiet des Steuerrechts und Wirtschaftsrechts anerkannt. Neben einem Steuerbüro in Barsinghausen unterhält er seine Rechtsanwaltskanzlei Arconada • Valbuena als Fachkanzlei für Steuerrecht und Steuerstrafrecht in der Landeshauptstadt Hannover. Er betreut unternehmerische sowie private Mandate - bundesweit!