Durch die fortschreitende Digitalisierung wurde ab dem Veranlagungszeitraum 2017 eine Verpflichtung zur Belegvorhaltung bei der Einkommensteuer eingeführt. Gemäß dieser Regelung müssen steuerpflichtige Personen ihre Belege nicht mehr direkt einreichen, sondern das Finanzamt fordert sie fallbezogen und risikoorientiert an.
Es besteht jedoch weiterhin eine Vorlagepflicht, insbesondere für Gewinnanteile nach § 3 Nr. 40 EStG (Teileinkünfteverfahren) oder § 8b KStG. Wenn eine risikoorientierte Beleganforderung zu erwarten ist, beispielsweise bei einmaligen hohen Erhaltungsaufwendungen bei Vermietung und Verpachtung, wird empfohlen, die Belege wie bisher direkt mit der Steuererklärung und einem separaten Anschreiben beim Finanzamt oder über die digitale Belegeinreichung einzureichen, um Rüstzeiten zu vermeiden.
Die Anforderungen an die Belegvorlage steigen mit der Bedeutung eines steuerlichen Sachverhalts. Ein steuerlicher Sachverhalt gilt in der Regel als bedeutend, wenn er neu, erstmalig, einmalig ist, einen außerordentlichen (Geschäfts-)Vorfall darstellt, sich erheblich gegenüber dem Vorjahr ändert oder spürbare steuerliche Auswirkungen hat. Diese Empfehlung stellt keine konkrete Handlungsanweisung zur Beleganforderung dar. Die Entscheidung über den Umfang der Beleganforderung obliegt weiterhin dem Ermessen der Finanzämter, die durch ein maschinelles Risikomanagementsystem bei der Identifizierung prüfungswürdiger Sachverhalte unterstützt werden.