Kaum ein anderes Thema bringt so viel Verwirrung und Verunsicherung bei den Steuerpflichtigen mit sich wie das Thema Fahrtenbuch.
Die Gesetzesformulierung „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG ist wenig aussagekräftig. Allerdings hat sich der Bundesfinanzhof zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geäußert (BFH VI R 33/10).
Notwendige Angaben
Um eine eindeutige Identifikation des zugehörigen Kraftfahrzeuges zu ermöglichen, ist auf dem Fahrtenbuch das Kennzeichen des Fahrzeugs zu vermerken, für das das Fahrtenbuch geführt wird.
Um Manipulationen mit Hilfe eventueller Kopien oder Abschriften vorzubeugen, ist ein Fahrtenbuch im Original vorzulegen.
Die Finanzverwaltung stellt den (gerichtlich bestätigten) Anspruch, dass ein Fahrtenbuch leicht und einwandfrei nachprüfbar sein muss. Diese Prüfmöglichkeiten können vielfältig sein und von Reparaturrechnungen und TÜV-Berichten über Kunden- und Mandantenakten bis hin zu einem Fahrtenschreiber reichen.
Als notwendige Angaben sind zu erfassen:
Im Einzelnen sind
- Aussagen zum Datum,
- zum Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder dienstlichen / betrieblichen Fahrt genauso unerlässlich wie
- die Angabe des Startorts,
- die Angabe des Reiseziels und
- bei Umwegen die Angabe der Reiseroute.
- Zusätzlich hierzu sind die Anzahl und der Gesamtbetrag der gefahrenen Kilometer anzugeben.
- Abschließend ist noch der Reisezweck in Form der aufgesuchten Firma oder Person oder der Angabe „Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsstätte“ oder „Privatfahrt“ aufzuzeichnen.
- Privatfahrten sind als „Privatfahrt“ zu kennzeichnen und mit dem Datum und den Kilometerständen zu versehen.
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind als solche zu kennzeichnen.
- Jede Fahrt ist gesondert und laufend aufzuzeichnen.
Für einige Berufsgruppen gibt es Erleichterungen hierzu. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese ausschließlich für die aufgeführten Berufsgruppen gelten und nicht auf andere Berufsgruppen übertragen werden sollen.
Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann reicht die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden/Geschäftspartner in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden.
Nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als „Dienstfahrten“ zu bezeichnen, reicht hingegen nicht aus (BFH VI R 3/12).
Hinweis: Die Aufzeichnung der Fahrtziele nur mit Straßennamen oder nur mit Kundennamen ist ebenfalls nicht ausreichend. Ausnahme: Wenn sich der aufgesuchte Kunde / Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzt werden müssen.
Das Fahrtenbuch muss von Arbeitnehmern im Übrigen für den gesamten Veranlagungszeitraum geführt werden. Ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig (BFH VI R 35/12). Das gilt auch für das Führen eines Fahrtenbuchs in einem selbst gewählten, „repräsentativen“ Zeitraum. Lediglich bei Neuanschaffung eines Fahrzeugs ist ein Methodenwechsel zulässig.